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Rückblick: So lief unser erster rein digitaler Open Space

Wie kann Zusammenarbeit online funktionieren?

Am 23. Juni haben wir den ersten rein Digitalen Open Space bei intrinsify stattfinden lassen: Online, ohne Reisekosten, ohne Anreise und Übernachtung, dafür mit vielen Erkenntnissen und gemeinsam erarbeiteten neuen Impulsen. Unter dem bewusst eher offen gestalteten Thema „Wie meistern wir Digitalisierung und Arbeitswelt 4.0?“ trafen sich 40 Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur gleichen Zeit vor ihren Rechnern.

Ein Rückblick.

Ein Foto aus einer der Sessions

Wir waren ja selbst ein wenig skeptisch, ob die Zusammenarbeit rein digital funktionieren kann – und wurden sehr positiv überrascht: Sie kann! Und wie. Wir haben bei einem ersten Termin dieser Art nicht mit einem so begeisterten Feedback gerechnet.

Robert Vogel - Local Guide für Oberbayern

Robert Vogel, Teammitglied von intrinsify

Grund für mich, da gemeinsam mit Robert Vogel, Teammitglied von intrinsify und Initiator des ersten Digitalen Open Space, noch einmal etwas genauer auf dieses Event zu schauen.

Lena: Robert, wie kam es denn jetzt eigentlich zum ersten Digital Open Space?

Robert: Wir hören immer öfter, dass viele gern mal zu einer unserer Veranstaltungen kommen möchten, aber es einfach zeitlich nicht schaffen. Und das konnten wir gut nachvollziehen, gefühlt haben ja irgendwie alle immer weniger Zeit, und so Tages- oder Wochenendveranstaltungen passen weniger rein.

Beim Digital Open Space hingegen muss man nirgendwo extra hinfahren, wir ersparen den Teilnehmern die Anfahrt, eventuell sogar eine längere Reisezeit, die Reisekosten, die nicht unerheblich sein können, vielleicht sogar noch Kosten für ein Hotel, weil die Unterbringung vor Ort entfällt. So ist es leicht möglich, das Format mal auszuprobieren und dem eine Chance zu geben – auch wenn man noch nicht so genau weiß, was es einem bringt.

Dadurch kann man auch selbst mal die Qualität von einem solchen digitalen Austausch prüfen. Von überall heißt es, dass wir künftig immer mehr so arbeiten werden und müssen, dass Teams immer digitaler werden. Die Teilnehmer können nun selbst mal testen: Ist das ein Zukunftsszenario? Ist diese Art der Zusammenarbeit vielleicht auch ein Modell für uns und unsere Organisation? So kann ich alles einmal selbst durchdenken und auf den Prüfstand stellen. Dafür ist das Format des Digital Open Space eine gute Lösung.

Wir haben jetzt quasi mal vorgemacht, dass es funktionieren kann. Und diese Lösung bedeutet auch für die Verbindung mit dem Arbeits- und Lebensalltag eine intelligente Alternative: Wir nutzen Digitalisierung als Werkzeug schon lange, und auch mit Open Space haben wir seit Jahren gute Erfahrungen gemacht. Die Kombination war einfach nur eine logische Konsequenz – der Digital Open Space.

Mein Eindruck: Wenn Teilnehmer schon mal an einem solchen Format teilgenommen haben, lernen sie in der digitalen Variante sehr zu schätzen, dass sofort alles dokumentiert wird – und zwar in der Zusammenarbeit mit allen Teilnehmern. Des Weiteren bleibt der digitale Raum noch einige Zeit bestehen bzw. geöffnet, so dass die Teilnehmer nun noch im Nachgang zur Veranstaltung die eine oder andere Session gemeinsam weiter bearbeiten und vertiefen können. Der digitale Raum ermöglicht dadurch bestimmte Themen weiter zu vertiefen und weitere Ergebnisse undAktivitäten zu erzeugen.

 

 

Lena: Geht denn nicht was verloren, wenn man nur digital und nicht persönlich zusammen trifft?

Robert: Die Befürchtung hatten wir ehrlich gesagt auch, aber die Stimmen im Nachhinein bestätigen das so gar nicht. Im Gegenteil – man traut sich irgendwie mehr, wird schnell konkret und hat dabei dennoch das Gefühl, die anderen kennenzulernen – auch, wenn es „nur“ am Bildschirm ist. Der Digital Open Space ist ja gerade kein entweder oder, sondern eher ein sowohl als auch. Soll heißen, dass die Kombination von realen Treffen und digitaler Zusammenarbeit den Unterschied macht. Das eine soll das andere nicht ersetzen, sondern wirksam ergänzen.

Lena: Jetzt kennen wir die digitale Zusammenarbeit ja eigentlich schon seit mehreren Jahren. Was glaubst Du, warum der Digital Open Space so gut funktioniert?

Robert: In erster Linie einmal ein hoher Grad an Interaktion mit den Teilnehmern. Dass jemand vorträgt und die andern lauschen, funktioniert meiner Meinung nach nicht wirklich. Es gilt also, die Teilnehmer in Aktion zu bringen und einen Raum zum Handeln zu schaffen. Wir nennen das immer den C4-Ansatz: Camp, Coach, Content und Collaboration. Also eine Umgebung, die flexibel genug ist, um den Bedürfnissen der Teilnehmer gerecht zu werden. Das sind unsere iRooms™. Menschen, die Lust haben, den digitalen Raum zu gestalten, Inhalte, die inspirierende und lebendige Zusammenarbeit fördern. Und natürlich auch funktionierende Technik.

Lena: Sagst Du noch was zur Technik?

Robert: Die Teilnehmer brauchen in erster Linie ein Endgerät mit Kamera, Mikrofon und einen stabilen Internetzugang. Das kann ein Smartphone wie auch ein Tablet, ein Laptop oder ein Desktop Gerät sein. Am besten würde sich ein Desktop-Gerät mit zwei Bildschirmen eignen, denn dann kann man auf dem einen Bildschirm alle Teilnehmer per Video sehen, auf dem anderen Bildschirm auf dem gemeinsamen Flip-Chart mitarbeiten. Wir hatten aber auch schon Teilnehmer, die mit dem Handy aus dem Internet Café teilgenommen haben.

Die sind dann im Dialog mit den Anderen, die wichtige Punkte, Anregungen und Impulse auf dem Flipchart für sie mitschreiben. Alles andere an Technik stellen wir zur Verfügung. Die Digitalen Räume “iRooms” als Schaltzentrale, vier parallele Videokonferenz-Leitungen, den Cloud Storage, digitale Flipcharts, Bücherecke (!), die Möglichkeit, auch schon Sessions im Vorfeld einzubringen und auch das Teilnehmer-Management. Die Teilnehmer sind dann nur noch einen Klick entfernt von einer interaktiven, lebendigen und ergebnisreichen Veranstaltung, aus der man auch wirklich Impulse und Ergebnisse mitnimmt.

Lena: Wenn Du einen Punkt Eures Digitalen Open Space hervorheben möchtest, was wäre das?

Robert: Was ich am beeindruckendsten fand, war das Engagement und auch die Disziplin  der Teilnehmer, was wir letzten Endes auch in den vielen grandiosen Feedbacks zurück gespiegelt bekommen haben. Wenn man sich einmal traut, das neue Format auszuprobieren, sieht man enorme Vorteile.

Danke Robert!

 

Für  uns war dieser erste Digitale Open Space in der Form eine wichtige Erfahrung und hat uns gezeigt, wie Kollaboration heute aussehen kann. Deshalb sind wir auch gleich in die Organisation für den nächsten Austausch dieser Art gegangen und werden künftig immer öfter auf diese Art der Zusammenarbeit und Diskussion setzen: Bereits am 22. September wird unser zweiter Digitaler Open Space stattfinden.

Feedback

Und hier noch ein paar O-Töne zum ersten Digitalen Open Space dieser Art:
“Ich war zu Beginn recht skeptisch ob es klappt – das mit der Technik und dem persönlichen Austausch über den Bildschirm. Aber es war prima und hat total Spaß gemacht. Viel viel besser als man es aus TelKos oder Skype Terminen kennt. Es fühlte sich auch überhaupt nicht komisch an mit den anderen Teilnehmenden zu diskutieren und sich auszutauschen.
Beim nächsten Mal bin ich sehr gerne wieder mit dabei.”

Silke Parnack Personal- und Finanz-Manager wirDesign communication AG

“Ich habe den Nachmittag als sehr bereichernd empfunden und hätte mir vorab nicht vorstellen können, dass unser „virtuelles wewent“ so toll gelingen kann, wenn alle Teilnehmer „nur“ online dabei sind. Aber das Gegenteil war der Fall: Die Sessions waren qualitativ hochwertig und durch die parallele Arbeit an Flipchart und „Face to Face“ auch sehr nachhaltig. Ich bin der Meinung, dass es so durchaus möglich ist, einen großen Teilnehmerkreis einzubinden und sehr individuelle Ergebnisse zu erzielen.”
Kathrin Hau – Living change – inspiring people

“Ich hätte nicht geglaubt, dass bei einem digitalen Open Space eine ähnlich produktive Atmosphäre entstehen könnte, wie bei einem Open Space im „Real Life“. Am Ende des Tages hatten wir mit wenig Aufwand und ganz viel Spaß sehr wertvolle Arbeitsergebnisse erzielt. Beeindruckend, was in der heimischen Küche alles möglich ist.”
Sebastian Schmidt, Direktor Upstalsboom Hotel Deichgraf

“Zum ersten digitale Open Space habe ich mich mit einiger Skepsis angemeldet und eingewählt. Schnell war diese Skepsis verflogen, denn von der Technik über die hervorragende Organisation bis hin zu den tollen Teilnehmern war dies eine sehr gelungene Veranstaltung. Open Space funktioniert mit der heutigen modernen Technik und ein bisschen Disziplin beim Diskutieren auch digital. Mir fehlte nur der zweite Bildschirm, um leichter am digitalen Flipchart zu arbeiten oder schneller zwischen den Räumen oder ins Cafe zu wechseln. Gerne wieder!! Das digitale Flipchart werde ich über Office 365 in unsere kommenden digitalen Weeklys mitnehmen.”
Sven Pagers HR Business Partner TecAlliance GmbH

 

Technisch realisieren wir die Digitalen Open Spaces mit iRooms™ – wenn Du mehr über dieses Konzept und die Technologie erfahren oder sogar gern selbst einmal für Dich einsetzen möchtest, setze Dich einfach mit Robert in Kontakt.

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Geschrieben von

Blogauthor Lena Stiewe intrinsify.me
Lena Stiewe

Mit Charme, Witz und Köpfchen wirbelt Lena als Teammitglied bei intrinsify, findet und verknüpft lose Enden und sorgt unter anderem dafür, dass Du über die sozialen Netzwerke mit unseren Neuigkeiten versorgt wirst.

Als Sozialwissenschaftlerin hat sie ihre ganz eigenen Erfahrungen mit der „Alten Welt“ gesammelt und spricht gerne offen und mit Humor über ihren Weg hin zu einer Arbeit, die verschiedene Interessen vereinbaren lässt. Dabei gibt sie ihre Erfahrungen mit der selbstbestimmten, neuen Arbeitswelt gerne weiter.

Im Podcast von intrinsify interviewt sie spannende Gesichter aus der Szene der Neuen Wirtschaft und stellt für Dich auch schonmal die ganz praktischen Fragen, die einem in so einer Situation in den Sinn kommen können.

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