Der Abteilungsleiter ist verzweifelt. Mal wieder. Es zieht sich wie Kaugummi. Seiner Mannschaft fehlt einfach die nötige Eigeninitiative. Und von Motivation ist leider auch nicht viel zu spüren. Dabei hat er schon so viel versucht. Bisher jedoch leider vergebens.

Und so setzt er jetzt auf den Rat von außen: Ein Berater wird gerufen. Der versteht sein Handwerk und liefert eine Theorie – darüber, wie Motivation funktioniert und unter welchen Bedingungen Menschen motiviert sind. Doch unserem Abteilungsleiter ist das zu abstrakt. „Geht das nicht konkreter? Praktischer?“ Ein anderer Berater verspricht umsetzbares Methodenwissen. Motivation durch KVP (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess). Mit sofortigem Nutzen. Na, das klingt doch schon besser. Unser Abteilungsleiter ist begeistert von den konkreten Schritten, die die Methode vorsieht. Schnell steigt er in die Umsetzung ein.Die Mitarbeiter sollen ab sofort Verbesserungsvorschläge an einem sogenannten KVP-Board sammeln. Vorschläge, die an der Wand landen, folgen anschließend einem festen Schema – bis sie zur Umsetzung kommen. Die Mitarbeiter wehren sich zwar etwas gegen die Methode, weil sie ihnen unpassend erscheint, aber man legt trotzdem los.

Schnell stellt man aber fest, dass die neue Methode eher als „Klagemauer“ genutzt wird. Die Mitarbeiter haben mit den KVP-Wänden eine neue Möglichkeit gefunden, Dinge durchzusetzen, denen der Chef vorher einen Riegel vorgeschoben hat.

Natürlich kann der Chef dieses Mal die Werkzeugbestellung schlecht verweigern, schließlich kommt sie über die neue Wunderwaffe. Wenn er jetzt „Nein“ sagt, würde er signalisieren, dass die KVP-Boards doch nichts taugen. Also winkt er durch.

Die Fälle nehmen aber zu, und am Ende muss er doch die Notbremse ziehen. Resigniert sieht er sich mal wieder bestätigt: Die Mitarbeiter denken nur an sich – und eben nicht im Sinne des Ganzen. Mist. Die Methode allerdings hinterfragt keiner …

Eine Methode ist ein Rezept. Für einen ganz konkreten Kuchen.

Was hier passiert, ist geradezu ein Klassiker: Es gibt ein Problem. Dafür nimmt man sich eine Methode zur Hand. Und die soll das Problem lösen. Klappt aber nicht. Und eben nicht, weil es in der Anwendung hakt. Nein, die Methode passt nicht zum Problem!

Ihr braucht einen Pflaumenkuchen, habt aber das Rezept für Lasagne am Wickel. Kann nichts werden.

Noch schwieriger wird es, wenn Ihr noch gar nicht wisst, was Ihr kochen oder backen wollt! Dann könnt Ihr in den Rezepten kramen so viel Ihr wollt, es führt zu nichts.

Schauen wir mal genauer hin.

Ein Rezept kennen wir ganz gut aus der Küche. Dabei haben wir eine Liste aus ganz konkreten Handlungsanweisungen. Erst A, dann B und so weiter. Möglich sind auch Wenn-Dann-Regeln. Wenn A flüssig geworden ist, dann B langsam hinzugeben. Auf jeden Fall legt ein Rezept im Voraus fest, was passiert.

Am Ende kommt, sagen wir, ein Kuchen heraus, der gut schmeckt – vorausgesetzt, das Rezept war gut und man hat sich daran gehalten. Welche Person das Rezept befolgt, ist unerheblich. Jeder kann es anwenden und kommt zum selben Ergebnis.

Rezepte vertragen keine Überraschungen.

Das funktioniert logischerweise nur dann, wenn nichts Unerwartetes passiert. Wenn eben nicht der Strom ausfällt oder ich mir die linke Hand verstaucht habe und das mit dem Rühren nicht so recht klappt.

Und es funktioniert auch nur dann, wenn das Rezept genau zu dem Fall passt, den ich auf dem Schirm hatte.

Denn ein Rezept beinhaltet nicht nur jeden Prozessschritt, sondern immer auch den Einsatzzweck. Es bündelt alles Wissen, das zur Lösung des Problems nötig ist. Das heißt natürlich auch, dass man Rezepte nur dann verwenden kann, wenn man bereits genügend Wissen besitzt, um ein Problem zu lösen. Sobald eine Überraschung auftritt, versagt das Rezept.

Wenn also meine Gäste anrufen und mir von ihrer Gluten-Unverträglichkeit berichten, kann ich mein schönes Rezept in die Tonne schmeißen. Dann muss ich mir etwas anderes überlegen.

Abweichen verboten. Schade.

Wenn ich dann trotzdem den Kuchen wie geplant backe, wird es zwar ein Kuchen. Klar. Den isst aber keiner.

Und: Wenn ich ein KVP-Board Top-Down einführe, wird es sicher ein KVP-Board, hilft aber niemandem.

Oder auch standardisierte Brainstormings. Denkt mal an eigene Workshops zurück. Dann kennt Ihr bestimmt das ungute Gefühl, wenn Ihr einem bestimmten Brainstorming-Prozess folgen sollt – obwohl Ihr gerade merkt, dass es viel sinniger wäre, einen ganz konkreten Gedanken weiterzuspinnen, dem sich alle schon längst verschrieben haben.

In einem solchen Fall wird das Rezept plötzlich zur selbst geschaffenen Autorität. Und die steht der eigentlichen Lösung dann heftig im Weg.

Ein Rezept schreit. Ein Werkzeug schweigt.

Wenn ein Prozess mit Unsicherheit behaftet ist, dann bringt uns ein Rezept bzw. eine Methode eben nicht weiter. Dann brauchen wir etwas anderes. Etwas, das uns mehr Freiheiten lässt, Freiheiten für eigene Ideen.

Da kommen die Werkzeuge ins Spiel. Werkzeuge legen ihren Einsatzzweck eben nicht selbst fest. Sie taugen nur im Zusammenhang mit einer Idee. Nehmen wir beispielsweise einen Schraubenzieher. Den nutzt man zwar oft, um Schrauben einzudrehen. Stimmt.

Genauso gut kann man damit aber auch eine Bierflasche öffnen, ein Auto knacken oder auch einen Mord begehen. Und vor allem noch viele andere Dinge tun – auf die wir gerade nicht kommen. Wenn Ihr Kinder habt, ahnt Ihr vielleicht, was ich meine …

Beispiele für Werkzeuge sind unser Schraubenzieher, ein Flipchart, die Kulturinterviews, die ich oft in Unternehmen mache oder auch ein KVP Board, das ohne Top-Down Anleitung daher kommt. Und die Theorie. Was ist nun Theorie?

Theorie ist ein Werkzeug. Wie praktisch.

Eine Theorie entsteht immer als Versuch, die Realität abzubilden. Sie sagt jedoch nie: so IST die Welt. Eine Theorie gibt also keine Anleitung. Sie ist keine Methode. Kein Rezept. Sie ist vielmehr ein Werkzeug, das zusammen mit einer Idee einen Nutzen haben kann.

Deshalb kann eine Theorie auch nie falsch oder richtig sein. Sondern vielmehr nützlich oder eben nutzlos. So wie jedes Werkzeug. Mal hilft der Schraubenzieher, mal hilft er nicht.

Wenn man eine Theorie als praxisfern verschreit, dann sagt man nichts anderes als: „Ich habe keine Idee, wie ich diese Theorie nutzen kann.“ Oder schlimmer noch, wie in dem Beispiel oben mit den KVP-Boards: „Gib mir eine Methode, dann muss ich nicht auf eine Idee kommen.“

Nicht Theorie ODER Praxis, sondern Theorie IN der Praxis.

Theorie ist also nicht das Gegenteil von Praxis. Man würde ja auch nicht sagen, „Schraubenzieher versus Praxis“. Nein, Theorie kann in der Praxis helfen. Oder eben gerade nicht. Aber sie kann nicht „schuld sein“. Und auch nicht „zu abstrakt“.

Wenn man sagt: „Liefere mir eine praxisnähere Theorie“ ist das so wie: „Liefere mir einen praxisnäheren Schraubenzieher“. Würde keiner tun, oder?

Wenn Ihr nicht wisst, was Ihr mit dem Schraubenzieher anfangen sollt, dann ist Euch offenbar der Weg noch nicht so recht klar. Das Problem ist neu. Und wenn Ihr dann nach einer Anleitung ruft, tappt Ihr wieder rein in die „Rezeptfalle“.

Denn eine Bauanleitung bzw. ein Rezept, funktioniert ja gerade nicht, wenn das Problem neu ist. Wenn ich nicht so recht weiß, wie ich von A nach B komme. Wenn ich eben eine ganz neue Idee brauche.

Werkzeug + Anleitung = vergeigt.

Oft werden Werkzeuge zu Methoden degradiert, indem man sie mit einer Anleitung verknüpft. Irgendwo wurde beobachtet, dass eine Firma ein Board entwickelt hat. Dieses Werkzeug nutzte man dort, um die Arbeit zu koordinieren. Gute Idee. Klappt.

Ein Externer beobachtet dieses Werkzeug und denkt: „Oh, das muss ja auch anderswo funktionieren“. Jetzt macht er aus einer Beobachtung eine Methode: Er beschreibt die konkreten Schritte zur Anwendung dieses Werkzeugs. Und schafft damit wieder eine Autorität. Diese Anleitung, dieses Rezept ist fix. Es kann nicht mehr mit Überraschungen umgehen.

Und in diese „Rezeptfalle“ ist auch unser Abteilungsleiter mit seinen KVP Boards getappt. Er hat aus einem Werkzeug durch die Top-Down-Einführung eine Methode gemacht. Und: Die Methode passte noch nicht mal zum Problem. Denn das Problem waren nicht die unmotivierten Mitarbeiter, sondern vielmehr eine Organisationsstruktur, die Pflichterfüllung förderte und Verantwortungsübernahme bestrafte.

Die Mitarbeiter hatten über Jahre hinweg gelernt, dass es opportun ist, besser keine Entscheidungen zu treffen, weil sie damit immer ein Risiko eingingen. Die impliziten Botschaften der Methode „KVP Board“ standen jetzt der Organisationsstruktur und den täglichen Erfahrungen diametral gegenüber. Gefordert waren jetzt zugleich mehr Verantwortungsübernahme und Pflichterfüllung.

Nicht, dass Ihr mich falsch versteht. Ich halte extrem viel von KVP. Jedoch als ein Werkzeug, das Mitarbeiter mit ihren Ideen einsetzen, wenn es sinnvoll ist. Nicht aber  als Methode, die Top-Down eingeführt wird.

Letztlich will ich weder Methoden noch Werkzeuge verteufeln oder heiligsprechen. Wir brauchen beides.

Werkzeuge für neues Terrain. Jedes Rezept ist hier völlig nutzlos. Und wir brauchen die Methode mit ihren wunderbar konkreten Anleitungen. Und zwar dann, wenn uns eine Situation völlig klar ist. Hier wären Werkzeuge jeder Art mit ihren Freiheitsgraden reine Verschwendung.

Und um ein prominentes Beispiel noch beim Namen zu nennen: Kulturwandel ist nie, aber auch wirklich nie durch Methoden zu lösen. Wenn Euch jemand erklärt, wie man Kultur verändert, dann könnt Ihr ihm postwendend erklären, dass es dafür kein Rezept gibt, weil es immer wieder anders ist und sich kein Fall wiederholt.

Ganz abgesehen davon, ist die Kultur eines Unternehmens nie ein zu lösendes Problem, aber das rollen wir an anderer Stelle auf.

Wenn wir uns also fragen: Theorie oder Praxis? Dann ist das die falsche Frage. Besser: Welchen praktischen Fall haben wir hier? Und dann setzen wir entweder eine Methode ein. Oder wir nehmen eine Theorie zu Hilfe.