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Alle Jahre wieder… Tipps & Tricks zum Umgang mit den jährlichen Mitarbeitergesprächen

So zuverlässig wie jedes Jahr Weihnachten vor der Tür steht, starten zum Jahresanfang wieder die Prozesse rund um die Zielerreichungen und Zielvereinbarungen. Die alljährlichen Mitarbeitergespräche stehen an und wie jedes Jahr beginnt das Schauspiel, in dem die Akteure ihre festgelegten Rollen einnehmen:

  • Personalabteilungen, die tracken ob die Gespräche angestoßen sind,
  • Pflichtbewusste Führungskräfte, die diese Gespräche führen, obwohl sie einfach keine Zeit finden, weil der nächste Kundentermin „droht” oder das Projekt auf rot steht und
  • Mitarbeiter, die sich auf diese Gespräche intensiv vorbereiten und ihre Argumentationsstrategien zusammenbauen, um im Zweifelsfall gut gewappnet zu sein für die Diskussion, ob ihre Ziele nun zu 90 oder 100% erfüllt sind – denn von dieser Einschätzung hängt immerhin der Bonus für das letzte Jahr ab.

Vermutlich kennst auch Du solche Situationen, in denen Du zum Beispiel als Vertriebler mit Deiner Führungskraft über die Erreichung Deines Umsatz-Ziels sprechen musst, obwohl Ihr beide wisst, dass sich daran nur bedingt der tatsächliche Erfolg Deiner Arbeit ablesen lässt.

Bildnachweis: ©macrovector – depositphotos.com

Auch wir mussten in unserer “Konzern-Karriere” schon ähnliche Ziele erfüllen und Gespräche führen:

Katharina erhielt zum Beispiel als Personalerin einmal das Ziel, die Krankheitsquote in einem Unternehmensbereich innerhalb eines Jahres von 9% auf 5% zu reduzieren.

Du ahnst sicherlich, dass innerhalb eines Jahres die systembedingten Ursachen für krankheitsbedingte Abwesenheiten nicht behoben werden können und Katharina dieses Ziel selbst nicht direkt beeinflussen konnte, ohne krankheitsbedingte Kündigungen aussprechen zu müssen. Diese Vorgehensweise ist zwar arbeitsrechtlich durchaus möglich, trotzdem empfand Katharina dies als unmoralisch. Vor allem, wenn man sich die destruktive Wirkung solcher Kündigungen auf die Organisation verdeutlicht: Wollen wir wirklich, dass die Organisation lernt, dass zu viele Krankheitstage zu Kündigungen führen können und dass man sich im schlimmsten Falle krank zur Arbeit schleppt?! Sicher nicht. Schlussendlich führten dieses Ziel und der daraus entstandene Konflikt, der sich auch nach vielen Gesprächen nicht auflösen ließ, dazu, dass Katharina sich entschloss, den Arbeitgeber zu wechseln.

Janas „Lieblings-KPI“ ist die Messung von Durchlaufzeiten von Personalanforderungen: Gemessen an der Zeit zwischen dem Eingang einer Stellenanforderung in der Personalabteilung bis zur Vertragsunterschrift des Bewerbers. Du kannst Dir jetzt sicherlich denken, dass dieses Ziel in Zeiten von Fachkräftemangel und erhöhtem Schwierigkeitsgrad beim Finden von qualitativ guten Mitarbeitern eher auf Unverständnis gestoßen ist.

Als aufmerksamer Leser des intrinsify Blogs weißt Du ganz sicher um den Sinn und Unsinn solcher Gespräche. Diese Diskussion soll an dieser Stelle auch nicht wieder aufgerollt werden. Dennoch wird diese Praktik noch in vielen Unternehmen durchgeführt und führt in nicht seltenen Fällen zu Zynismus. Sicher kennst auch Du diese in den Unternehmen liebevoll verwendeten Synonyme wie “Performance Dance” und “Ziele Wiener Walzer”.

Was kannst Du nun aber tun, wenn Du, wie auch wir, in einem tayloristisch geprägten Unternehmen arbeitest und es der Prozess nun mal einfach so vorsieht – und Du auch nicht über ausreichend formale Macht verfügst, um daran etwas zu verändern?

Uns sind schon selbst Ideen begegnet die wir in unseren eigenen Organisationen als Tipps bekommen haben oder auch selbst im Umgang mit Zielgesprächen regelmäßig beobachten:

#Augen zu und durch:  Lass das Ritual einfach über dich ergehen und mach mit – es ist zum Glück ja nur einmal im Jahr.

#Reden lassen: Andere können doch alle Einschätzungen und Erwartungen dieser Welt an Dich haben – Du entscheidest selbst, ob Du dich Danach richtest.

#Tabubrecher: Du kannst Dich mit Deiner Führungskraft darauf einigen, dass es nur ein formaler Akt ist und dass Deine wirkliche Leistung nicht in einem Beurteilungsbogen abgebildet werden kann. Das, was auf dem Papier steht, hat mit der Realität wenig zu tun und befriedigt nur die interne Struktur und formalen Vorgaben.

#Die Führungskraft zum Komplizen machen: Vereinbare mit Deiner Führungskraft, auf das Ritual zu verzichten und sich nur im aktuellen Bedarfsfall zusammen zu setzen.

Wir wollen nicht leugnen, diese gut gemeinten Vorschläge auch schonmal ausprobiert zu haben. Glücklich gemacht haben sie uns aber nicht. Diese Ratschläge helfen in der Regel wenig, wenn Du Dich dem Gespräch nicht einfach risikolos entziehen kannst, Du nicht als destruktiver Rebell angesehen werden möchtest oder Dein Chef möglicherweise total hinter dieser Systematik steht.

Aus diesem Grund möchten wir Dir hier drei konkrete Tipps geben, mit denen wir in unserem Berufsalltag die besten Erfahrungen gemacht haben:

#Tipp1: Nutze das System für Dich

Suche Dir kooperationsbereite Kollegen, um mit wenig Aufwand Deine Ziele zu erreichen und bespreche Deine Vorgehensweise mit Deiner Führungskraft.

Damit Jana ihren “Lieblings-KPI” – die Durchlaufzeiten von Personalanforderungen – erreichen konnte, hat sie mit ihren internen Kunden, also den Führungskräften zusammengearbeitet und ist dabei auf große Kooperationsbereitschaft gestoßen. Unterm Radar wurde sie von den Führungskräften über die Personalanforderungen viel früher informiert, als die offizielle Anforderung im System von den Führungskräften ausgelöst wurde.

Sie hat über diese Vorgehensweise offen mit ihrer Führungskraft gesprochen und dabei nicht nur ein Augenzwinkern, sondern auch Verständnis geerntet.

Ihrer Erfahrung nach kannst Du diesen kreativen Workaround auch super zum Anlass nehmen, um gleichzeitig auf einer Metaebene mit Deiner Führungskraft über eine wirklich sinnvolle Zieldefinition zu sprechen.

#Tipp2: Lass Deinen Kunden in das Gespräch

Hole Dir vor einem Ziel- oder Feedbackgespräch mit Deiner Führungskraft Feedback von Deinen Kunden und Business Partnern ein und nehme diese Rückmeldung als Grundlage mit in das Gespräch mit Deiner Führungskraft.

Wir stellen unseren Kunden und Business Partnern gerne die folgenden Fragen:

  • Wie hilfreich war die Zusammenarbeit im letzten Jahr? Was war nicht hilfreich?
  • Was sind Deine Ziele für das kommende Jahr? Woran machst Du Deinen bzw. unseren Erfolg fest?
  • Was sind Deine Wünsche und Erwartungshaltungen an unsere zukünftige Zusammenarbeit?

Mit diesen Informationen kannst Du Dich auf Dein Mitarbeitergespräch vorbereiten und daraus selbst Ziele ableiten, die den Wünschen Deines Kunden entsprechen. Katharina hat diese Ergebnisse direkt zu Beginn eines Mitarbeitergesprächs vorgestellt und die Erfahrung gemacht, dass es auch bei ihrer Führungskraft zu einer Erleichterung geführt hat, weil damit echte Fakten auf dem Tisch lagen, über die gesprochen werden konnte und aus denen sich Ziele ableiten ließen, die zum Kundenfeedback passten.

#Tipp3: Du hast vermutlich mehr Gestaltungsspielraum als Du denkst – suche und nutze ihn

Trotz restriktiver Rahmenbedingungen und vorgegebener Strukturen hast Du wahrscheinlich meistens genügend Freiräume, die Du kreativ und frei gestalten kannst. Suche sie Dir und nutze diese Möglichkeiten.

Jana hat als Führungskraft diese Gestaltungsspielräume mit ihrem Team gesucht und dabei festgestellt, dass diese Vorgehensweise für alle zu mehr Selbstwirksamkeit und Eigenverantwortung führte.

Vor den jährlich anstehenden Gesprächen hat sie beispielsweise zusammen mit ihrem Team folgende strategische Fragestellungen beantwortet:

  • Wo stehen wir gerade? Welche Einflüsse und Erwartungshaltungen prallen auf uns als Abteilung, auf jeden Einzelnen ein?
  • Was ist unser eigener Anspruch an die Ausrichtung der Abteilung? Wo wollen wir hin?
  • Was machen wir gerade gut? Wo haben wir Raum für Verbesserung?
  • Was nehmen wir uns für das nächste Halbjahr bzw. Jahr vor?
  • Wie organisieren wir uns als Team? Wie organisiert sich jeder Einzelne?

In einer Art Miniworkshop könnt auch Ihr auf Basis dieser Systematik eigenverantwortlich im Team Eure Ziele und terminlichen Meilensteine entwickeln und untereinander abstimmen. Als nettes Beiwerk habt Ihr dann vielleicht sogar gleich noch die Urlaubsplanung besprochen.

Das führt bei allen Teammitgliedern zu mehr Eigenverantwortung und Ihr erspart Euch die Diskussionen über den Sinn oder Unsinn und die zeitliche Machbarkeit von Zielen.

Es kann sich lohnen, Deiner Führungskraft den Vorschlag für so eine Vorgehensweise zu unterbreiten. Alternativ stimmst Du Dich vor den anstehenden Gesprächen mit Deinen Kolleginnen und Kollegen nach dieser Struktur ab. So erzeugt Ihr im Team – ähnlich wie bei #Tipp2 – eine Basis für das weitere Gespräch mit Eurer Führungskraft.

Mit diesen Vorgehensweisen versuchen wir selbst in unserem Konzernalltag eigenverantwortlich und trotzdem in den vorgegebenen Strukturen zu handeln. Wir nehmen uns so die Freiheit, gegen drohende Lähmung und Unwirksamkeit zu arbeiten, die wir in unseren tayloristischen Organisationen beobachten.

Wir schieben so die Verantwortung nicht von uns weg, sondern werden „Leistungspartner auf Augenhöhe“. Wir erwarten nicht, dass jemand etwas für uns tut, sondern sorgen selbst dafür. Und wenn wir auch nicht das große Ganze ändern können, so erzeugen wir damit zumindest eine gemeinsame Auseinandersetzung und Reflexion mit allen handelnden Akteuren im System.

Verpasse keine neuen Beiträge und werde zum Experten der Neuen Wirtschaft

Geschrieben von

Blogauthor Jana Meitzner und Katharina Staudinger intrinsify.me
Jana Meitzner und Katharina Staudinger

Jana und Katharina sind beide interne Personal- und Organisationsentwicklerinnen in der Industrie. Ihr Unternehmensalltag ist häufig weit weg von den Ideen und Denkmodellen, die sie im Rahmen von Intrinsify erfahren. Sie haben Spaß daran, elegante und für sie persönlich wirksame Lösungen für knifflige Probleme aus dem Alltag von Konzern-Mitarbeitern zu finden. Über den Blog bei Intrinsify geben sie ihre Ideen und praktischen Tipps weiter.

Erschienen am

Donnerstag, 29. März 2018

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B. Wünsch
Gast
B. Wünsch

Jesus nein…. wie aufwändig. Was für eine Energieverschwendung. ZV und MBO gehören weg – oder man geht einfach. Punkt.

Katharina Staudinger
Gast

Hallo Bodo,

da hast Du Recht. Unsere Tipps können gerade auch denen helfen, die selbst nur eingeschränkt Einfluss darauf haben, was abgeschafft wird und was nicht. Es gibt ja auch Angestellte, die nicht den Arbeitgeber, bei dem diese Gespräche (noch) an der Tagesordnung sind, wechseln können oder wollen.

Viele Grüße
Katharina

Stefan
Gast
Stefan

Hallo, ich selbst stecke als MA als auch als Vorgesetzter in solch einer Firma mit diesem Mechanismus. Aus der Sicht des MA lässt sich meist wenig gegen eine vorgefertigte Meinung des Vorgesetzten tun, egal wie gut und ausgefeilt die Vorbereitung/Argumentation ist. Als Vorgesetzter bietet das System durchaus Freiräume, welche zugunsten der MA (und damit zugunsten der Motivation) verwendet werden können. Beispielsweise vereinbare ich gerne einen nachhaltigen Umgang mit Urlaub und Überstunden, inkludiere Themen wie persönliche Weiterentwicklung und Schulung. Das Schwierigste ist, bereits resignierten Personen wieder dafür zu begeistern. Ich selbst habe z.B. von einem guten Vorgesetzten dieses Jahr als Ziel… Weiterlesen »

Dagmar Groß-Böker
Gast
Dagmar Groß-Böker

ein guter Beitrag mit kreativen Ansätzen, die aus dem Thema Zielvereinbarungen was Positives bewirken. also weg von SUFFER hin zu CHANGE. ich möchte noch OKR (objectives&Keyresultes) ergänzen. dieses agile, adaptive Rahmenwerk schafft es, den Fokus genau auf die im Artikel genannten Fragen zu mehr Eigenverantwortung und Zielsetzung im Sinne des Firmenpurpose zu richten (und nicht des möglicherweise umgedeuteten Purpose des Vorgesetzten zu seiner weiteren Karriereentwicklung).

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