„Wie war das nochmal?“, fragt Jan zum gefühlt 30. Mal seinen Kollegen. Er will mal wieder einen neuen Newsletter im Content Management System des Kunden anlegen. Ein uraltes Ding, das besondere Zuwendung braucht. Es gibt zig Dinge zu beachten.

Irgendwie kann er die nicht behalten. Was ein Frust! Und sein Kollege ist auch kurz vor dem Ausflippen.

Täglich grüßt das Murmeltier …

Solche Situationen kennt ihr sicher auch. Vielleicht müsst ihr die Reihenfolge beim Zusammenbau eines Vormontageteils jedes Mal wieder beim Meister nachfragen.

Oder in der Kanterei weiß man mal wieder nicht, auf welche Länge das Blech für den Standard-Auftrag 2315 gekantet werden muss, weil dort die Begleitpapiere immer fehlen.

Die Kontakthistorie der Verkaufsgespräche ist mal wieder nicht auffindbar und man muss aufwendig den Informationen hinterhertelefonieren.

Die Checkliste für den Aufbau des Meeting-Raumes bei einem Kundenbesuch? Keine Ahnung, wo die steckt. Gibt’s die überhaupt?

Es nervt! Das Problem wurde schon hundert Mal gelöst – und zwar immer auf die gleiche Weise. Und irgendwo ist das Wissen sicher auch. Bloß nicht da, wo man es gerade gebrauchen könnte.

Was für eine Verschwendung! Und die Belegschaft treibt dieses ewige Suchen und Fragen in den Wahnsinn.

Dabei ist das Unternehmen doch eigentlich die reinste Oase! Der ganze Laden ist auf Selbstorganisation getrimmt. Jeder darf und soll Verantwortung übernehmen.

Es gibt keine formalen Hierarchien. Und Prozessvorgaben hat man auch abgeschafft. Alles im Sinne einer agilen Organisation.

Und? Sind die Mitarbeiter dankbar für diese Freiheit? Nein! Alle sind total abgenervt. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist im Keller. Happy working people sind keine zu finden.

Freiheit sorgt für Mitarbeiterzufriedenheit? Fehlanzeige.

Wenn man solche Verhältnisse beobachtet, weiß man, dass man am Ziel vorbeigerauscht ist.

Mitarbeiter schreien nach Orientierung. Doch die Wegweiser sind allesamt abgebaut. Dort, wo es Prozesse bräuchte, fehlen sie.

Doch es geht noch schlimmer: Manchmal gibt es zwar Wegweiser, aber die stehen da, wo sie nichts zu suchen haben. Da, wo man selbst einen Weg finden will und muss. Wo man sie bräuchte, die Selbstorganisation, da muss man plötzlich irgendwelche Zielvereinbarungen erfüllen und zentrale Vorgaben befriedigen.

Hier passt rein gar nichts zusammen!

Solche Phänomene treten immer auf, wenn das Führungssystem nicht zu den Problemen passt, die eine Organisation versucht zu lösen.

Wenn man sich zum Beispiel aus idealistischen Gründen Freiheit auf die Fahne geschrieben hat. Jedoch dort, wo Macht ins Spiel kommt, beispielsweise beim Thema Zielvereinbarung, die Zügel anzieht.

Mitarbeiterzufriedenheit braucht auch Steuerung.

Ich glaube an informelle Führung statt an formale Hierarchie. Ich glaube an die Kraft der Selbstorganisation statt an Wirksamkeit der Steuerung. Stimmt. Aber eben nicht dogmatisch.

Klar, vielen Unternehmen würde es helfen, wenn sie die lästigen Management-Praktiken unterlassen würden. Aber eben nur, WENN sie lästig sind.

Nur dort, wo man es mit komplexen Problemen zu tun hat, also solchen, für die es kein Wissen gibt. Für alle Probleme, bei denen die Lösung bekannt ist, muss weiter gesteuert werden. Alles andere ist Verschwendung und frustriert extrem.

Einschub: Steuerung geht auch ohne Chef

Da, wo ihr euch für Steuerung entscheidet, müsst ihr nicht automatisch einen Chef hinsetzen. Steuerung ist nicht per se die Realisierung einer formalen Vorgesetztenstruktur.

Moderne Organisationen können fast vollständig ohne Chefs auskommen, sich aber dennoch selbst Steuerung schaffen, in dem sie Prozesse einrichten, die bindend für sich selbst sind.

Steuerung bedeutet letztlich nur eines: Vorhandenes Wissen zur Verfügung stellen. Und verbindlich machen – inklusive der Konsequenzen bei Missachtung, versteht sich.

Eine Möglichkeit sind Anweisungen durch Chefs, ja. Genauso funktional sind aber auch Regeln, Prozessbeschreibungen oder Checklisten. Und diese kann man sich ja selbst einrichten.

Steuerung ist nichts Böses – nichts, was bei Mitarbeitern Unzufriedenheit hervorruft. Nichts, was man mit Stumpf und Stiel ausrotten muss, damit alle glücklich sind.

Nein. Was Unzufriedenheit und auch Leistungsminderung hervorruft, sind vielmehr UNPASSENDE Praktiken. Es nervt einfach, wenn gesteuert wird, wo es Selbstorganisation bräuchte. Und genauso nervt es, wenn die Wegweiser fehlen, wo doch längst klar ist, wo es lang geht.

Passung macht glücklich

Wir haben bei intrinsify.me einige extrem rigide Prozesse. Und wenn sich jemand nicht dran hält, dann geben wir uns gegenseitig ordentlich eins auf die Finger.

Warum? Weil wir Fehler nicht zweimal machen wollen. Es gibt Probleme, die haben wir schon 100 Mal gelöst. Immer gleich.

Wir wissen ganz genau, wie man den Prozess zur Einladung zu einem Wevent durchführt und danach die Daten der Teilnehmer aufnimmt. Es muss auch immer abgefragt werden, wer am Vorabend teilnimmt. Auch die Anforderungen an die Location sind fast immer genau gleich.

Für diese Aufgaben haben wir strenge Checklisten und klare Prozesse. Vieles davon ist sogar automatisiert.

Ganz anders dort, wo ein Problem auf Basis von Ideen gelöst werden muss. Bei allen komplexen und neuen Problemen also. Da lassen wir Selbstorganisation walten.

Wir wissen beispielsweise nie vor einem Wevent, welche Interessen die Teilnehmer ganz konkret mitbringen und welche Gespräche wir daraufhin am besten fördern sollten.

Deshalb nutzen wir keine Agenda mit einem strikten Prozess zur Durchführung unserer Veranstaltung, sondern einen losen Rahmen namens Open Space. Und einen guten Moderator, der situationsabhängig entscheidet, welche Frage, welcher Vorschlag oder auch welche Ansage passend sein könnte.

Im Beratungsgeschäft haben wir das gleiche Phänomen. Wir wissen nie, welches konkrete Kundenproblem wir vorfinden werden.

Deshalb haben wir kein festes Vorgehensmodell. Das wäre naiv und würde uns und unseren Kunden unzufrieden machen. Und dazu wäre es noch komplett wirkungslos.

Insofern hat alles seinen Platz. Steuerung durch klare Prozessvorgaben, harte Regeln und verbindliche Vorgaben ist kein Führungsansatz von gestern, sondern einer, der eben nur auf den Regelbetrieb angewendet werden darf. Nie auf die Ausnahme, nie auf das Neue. Dort braucht es Selbstorganisation.

Wenn man also erfolgreich sein will und auf Zufriedenheit der Mitarbeiter aus ist, dann sollte man sich immer fragen: Passt mein Führungssystem zu meinen Problemen?

Steuerung bei bekannten Lösungen. Selbstorganisation bei neuen Problemen. That‘s it.