xSpace – Wie Open Space nur besser?

Ein Beitrag von: Mark Poppenborg

Das neue Event-Format für den Marktplatz auf unserem work-X Festival

Mit dem work-X Festival wollen wir den größten möglichen Nutzen für jeden einzelnen Teilnehmer erzeugen. Da sich die Bedürfnisse der Teilnehmer jedoch sowohl inhaltlich als auch lerntypologisch stark unterscheiden und sich sogar im Laufe einer Veranstaltung ändern können, ist das Festival extrem vielseitig konstruiert.

Es erlaubt durch die 6 verschiedenen Event-Spaces die Befriedigung sehr unterschiedlicher Bedürfnisse – von der Inspiration auf der großen Bühne (Druckbetankung), über die Vertiefung nach den Impulsvorträgen (Vertiefungsgarage), dem kontroversen Austausch auf höchstem Niveau (Meisterloge), die 1-zu-1 Gespräche mit Experten (Expertensprechstunde), das Erlernen konkreter Methoden (Trainingsraum) bis hin zur völlig offenen und Teilnehmer-getriebenen Arbeit und Diskussion im Marktplatz.

Das Herzstück des Marktplatzes ist der xSpace, der im Vorfeld des Festivals mit der Community entwickelt wurde. Da der Open Space auf unserem ersten Festival 2018 einer der meist kritisierten Spaces war, rief ich (Mark) am 17.7. zu einer Umfrage auf, in der ich Euch um eine Einschätzung der Stärken und Schwächen des Open Space Formats gebeten habe. Auf Basis der 231 Antworten, der Kritik vom letzten Festival und unseren Ideen für das diesjährige Festival, ist nun der Entwurf für den xSpace entstanden, der hier vorgestellt wird.

Direkt zum Entwurf ohne die Herleitung »»

work-X Festival 2020

Am 05.+ 06. September 2020 findet im Welterbe Zollverein in Essen das dritte Festival statt. Dieses Festival ist eine Erlebnis-, Lern- und Ideenreise für Mitarbeiter, Führungskräfte, Unternehmer und Selbstständige, die sich fit für die neue Arbeitswelt machen wollen.

Zum work-X Festival

Zentrale Erkenntnis: Es geht nicht um eine Verbesserung des Open Space Formats

Durch das intensive Studium der Umfrageergebnisse drängt sich bei mir eine zentrale Erkenntnis auf: Das Open Space Format muss eigentlich gar nicht verbessert werden.

Die zahlreichen qualitativen Antworten (236 Antworten zu insgesamt 3 Fragen) deuten u.a. eher auf eine andere Erkenntnis hin: Es kommt darauf an, wofür das Format eingesetzt werden soll. 

Das ist keine tiefgreifend neue Erkenntnis – aber eine wichtige Erinnerung. Die zu stellende Frage ist also: Welches „Problem“ soll mit dem xSpace gelöst werden?

Die drei wesentlichen Kritikpunkte beim ersten Festival 2018 waren:

  1. Zu wenig Vertiefungsmöglichkeiten ––> Reaktion: die Vertiefungsgarage, der Trainingsraum und die Meisterloge
  2. Einige qualitativ weniger hochwertige Vorträge ––> Reaktion: Lars und ich wählen dieses Jahr alle Impulsgeber persönlich aus
  3. Zu wenig Austausch ––> Reaktion: der Marktplatz und in ihm der neue xSpace

Der xSpace ist nur einer von vielen Formaten auf unserem Festival und von daher muss er auch gar nicht alle Bedürfnisse befriedigen, die unsere Teilnehmer mitbringen.

Im Vordergrund soll beim xSpace der Austausch, die zielgerichtete Diskussion und die gelegentliche Erarbeitung gemeinsamer Ergebnisse stehen. Impuls- und Expertenvorträge u.ä. sind im xSpace nicht vorgesehen. Das unterscheidet ihn zu dem Open Space auf unserem letzten Festival, wo viele Sessions eher als Vortrags-, Präsentations- oder Schulungsbühne genutzt wurden, was wir auch explizit gefördert haben. Das soll dieses Jahr anders sein.

Was wird also konkret am Open Space kritisiert, das für unser Festival relevant ist?

Zustimmung (beginnend mit der stärksten) gab es im Median zu den folgenden Aussagen:

  • „Die Dokumentation der Sessions kommt zu kurz“
  • „Das Format hat nicht geholfen, zu konkreten Ergebnissen zu kommen“
  • „Die Diskussionen bleiben oft an der Oberfläche“
  • „Mir fiel es schwer zu entscheiden, welche Sessions ich besuchen sollte“

Diagramm 1: Antworten zu der Frage „Was hat Dich an Open Space Veranstaltungen gestört bzw. was sind die Nachteile?“

Verstärkt wird diese Tendenz durch zahlreiche qualitative Aussagen. Hier einige Beispiele:

  • „Effiziente Dokumentation währenddessen – digital/cloudbasiert“
  • „Besseres Dokumentieren der Ergebnisse“
  • „Mailadresse der Session-TN auf dem Ergebnis-Chart, oder wenigstens die des Themengebers; Zeit zwischen den Sessions, damit die BigPoints der Session festgehalten werden können; Max fünf BigPoints; Die BigPoints spricht einer aus der Gruppe ins Smartphone und sendet die Audiodatei an den Veranstalter“
  • „Für mein Wohlbefinden brauche ich eine Art von Zielsetzung (könnte auch am Tisch erst vereinbart werden) und auch eine Art von Time-Boxing“
  • „Fokus geht verloren, tiefgehende Gespräche sind machmal schwer herzustellen, teils driften Diskussionen ab“
  • „Mir kommt das Format zwischen Session-Gastgeber und Gästen immer asymmetrisch vor. Der Gastgeber ist seinen Gästen ‚ausgeliefert'“
  • „Moderationskompetenz im Dienst der Gruppe wie des Themas ist entscheidend“
  • „Zu viele Teilnehmer in einer Session erschweren Diskussion. Mögliche Lösung: Abspaltung einer weiteren Session mit dem gleichen Thema“
  • „Themensammlung vor Ort ist zum Teil OK, aber einige Fragen und Themen benötigen einen Vorlauf. Man könnte beispielsweise auch 50% der Themen vorgeben und dann ergänzen“

Zu den Aussagen hinsichtlich der Vorteile von Open Space gab es ausnahmslos Zustimmung im Median:

  • „Ich konnte selbst bestimmen was für mich interessant ist und an welcher Session ich wie lange teilnehme“
  • „Ich habe viele Blickwinkel auf das Thema gewonnen (mehr als bei gewöhnlichen Konferenzen)“
  • „Ich stoße auf Inhalte, die ich sonst nie gefunden hätte“
  • „Ich habe mich leichter getan, interessante Kontakte zu knüpfen“
  • „Der Ablauf der Veranstaltung fühlte sich viel authentischer und weniger geskriptet an (sonst macht man Vieles nur zuliebe der Agenda)“
  • „Ich konnte meine eigenen Themen bzw. Fragen in Form einer Session einbringen“
  • „Der (im besten Sinne) unstrukturierte Austausch mit anderen Teilnehmern, der ständig zustande kommt“

Diagramm 2: Antworten zu der Frage „Was hat Dir an Open Space Veranstaltungen gefallen bzw. was sind die Vorteile?“


Wenn wir die Vorteile von Open Space würdigen und den von der Community bestätigten Nachteilen Rechnung tragen, dann ergibt sich zusammen mit unserer Veranstaltungserfahrung und meinem Gefühl für die Ziele unseres Festivals folgender Entwurf für den xSpace.

xSpace Entwurf

Die Grundsäulen

  1. Teilnehmergetriebene Inhalte: Teilnehmergenerierte Themen-/Sessionsammlung vor dem Festival mit Voting und anschließender Klärungsphase zwischen Moderator und Ideengeber (siehe unten)
  2. Freiwillig: Freie Sessionwahl durch die Teilnehmer und Anwendung des Gesetzes der zwei Füße (wie im Open Space)
  3. Verlässlich: Feste Sessionzeiten (aufgrund der Abhängigkeiten zum Festival-Plan)
  4. Zielorientiert: Feste (neutrale) Moderatoren zur Förderung des konkreten Sessionziels (mindestens ein fester Moderator pro Raum)
  5. Nachhaltig: Dokumentation der Sessionergebnisse und Cloud-Upload wo sinnvoll/passend
  6. Symmetrisch: Keine formalen Unterschiede zwischen den Teilnehmerrollen. Ideengeber hat nach der Klärungsphase mit dem Moderator eine neutrale Rolle.

Der Ablauf

  1. Der Veranstalter legt die Länge der Sessions fest. Empfehlung: 30-90 Minuten je nach Veranstaltung. Beim Festival werden es aufgrund der Abhängigkeiten zu anderen Sessions 45-50 Minuten sein müssen.
  2. Einige Wochen vor der Veranstaltung haben die Teilnehmer die Möglichkeit, ihre eigenen Sessions einzubringen und über andere Sessionideen abzustimmen. Die Sessionideen mit den meisten Stimmen kommen in die Agenda.
  3. Anschließend gehen die Moderatoren auf die Ideengeber der Sessions zu. Gemeinsam erarbeiten sie das konkrete Ziel der Session, klären Verständnisfragen, konkretisieren die Sessionbeschreibung und sorgen so für Durchgängigkeit in der Darstellung aller Sessions, um eine leichtere Auswahl durch die Teilnehmer zu ermöglichen. Ab dieser Klärung fühlt sich die Moderatorin für die Vorbereitung und Führung der Session verantwortlich.
  4. Vor Ort und online gibt es einen Sessionplan (analog Open Space) mit allen Sessions und ihren Zeiten. Die Anzahl der parallel stattfindenden Sessions ist beliebig skalierbar. Beim Festival beabsichtigen wir die Ausrichtung von vier parallelen Sessions.
  5. Die Teilnehmer suchen sich selbstbestimmt die Sessions aus, an denen sie teilnehmen wollen. Beim Festival erhalten sie zusätzlich eine konkrete Empfehlung im Rahmen der Individualisierung der Festival-Pässe.
  6. Am Ende der Session dokumentiert der Moderator geeignete Ergebnisse und stellt den Upload in einer für alle Teilnehmer einsehbaren Cloud zur Verfügung.

Wie ging es weiter?

Im Anschluss an die erste Veröffentlichung dieses Artikels fand eine Videokonferenz statt, in der wir den Entwurf diskutierten und im Feintuning letzte Änderungen vornahmen.

Im Nachgang zum work-X Festival 2019, auf dem dieses neue Format mit den beschriebenen Ideen und Änderungen wie einer festen Moderation erstmalig genutzt wurde, habe ich mit den eingesetzten ModeratorInnen die hier im Artikel hinterlegte Podcastepisode aufgezeichnet. Das dort zusammengetragene Resümee kann sicherlich auch Dir helfen, das Format intern einzusetzen.

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Joachim Engelhardtseven345Birgit Sturm Letzte Kommentartoren
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Birgit Sturm
Gast

Danke für diesen Versuch, das Open Space Format zu optimieren! Ich bin auf jeden Fall neugierig auf das Experiment. Die festen Zeiten finde ich im Rahmen Eures Festivals angemessen, da der X-Space ja nur ein Teil der Veranstaltung ist. Die Möglichkeit, bereits im Vorfeld Iden einzubringen und darüber abzustimmen, begrüße ich. Ich glaube auch, dass eine gute und neutrale Moderation Fokus und Tiefe in den Austausch bringen kann. Dass die Ideengeber beim Event komplett „raus“ sind und nur normale Teilnehmende, birgt allerdings das Risiko, dass die Session in eine ganz andere Richtung läuft, als der Ideengeber es beabsichtigt hat. Solange… Weiterlesen »

Martin Aigner
Mitglied
Martin Aigner

Das die Themen mit den meisten Stimmen gewinnen, finde ich nicht gut.

Das Gate würde hier die Popularität eines Themas sein und nicht das Passende.
Für mich liegt das tolle am Open Space, dass sich die richtigen Menschen finden.
Auch wenn es nur wenige sind, aber es sind die Richtigen.

Ich würden das Session-Pitch-Verfahren vom Open Space beibehalten, das gibt so eine schöne Dynamik zum Start.

Joachim Engelhardt
Gast

Interessante Vorschläge und Danke fürs Teilen!
Am besten gefällt mir, dass zu Beginn der Diskussionen das Ziel genauer festgelegt wird.
Die intensive Vorlaufzeit und Vorbereitung ist natürlich dann sinnvoll, wenn es bereits vor dem Veranstaltungstag konkrete Themen der Teilnehmer gibt.
Ich kenne OpenSpace-Sessions auch so, dass zuvor Impulsvorträge erst zu den eigentlichen Themen führen, also beispielsweise vormittags Impulsvorträge, nachmittags (und zweiter Tag) OpenSpace. Dann wird es mit den gedachten Vorbereitungen natürlich schwierig. Insgesamt denke ich, dass sich dieses Format für eher große Teilnehmerzahlen wie auf dem pathfinder Festival eignet, bei der sich die Themenfindung und spontane Ausarbeitung während der Veranstaltung eher schwierig gestaltet.

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Geschrieben von

Blogauthor Mark Poppenborg intrinsify.me
Mark Poppenborg

Mark ist Unternehmer und Vortragsredner. Und vor allem ist er unser Gründer. Mark führt seine tiefgreifenden Erkenntnisse auf unkonventionell inspirierende Weise in seinen Speaker-Auftritten, Seminaren und Management-Sparrings der Wirtschaft zu. Seit seiner ersten Gründung 2010 hat Mark viele weitere Unternehmen und Projekte initiiert. Insofern ist er nicht nur als Vordenker sondern auch als Vormacher bekannt. Er kombiniert seine aufklärerischen und desillusionierenden Impulse stets mit praktischen Inspirationen und Handlungsanweisungen.

Erschienen am

Mittwoch, 31. Juli 2019
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